Etapa 1: Levantamiento documental
Se recopilan políticas, códigos, procedimientos, protocolos, manuales, formatos y comunicaciones internas.
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Redactamos, revisamos y ordenamos políticas y procedimientos internos con propósito, alcance, responsable, versión, aprobación, comunicación, evidencia y revisión periódica.
Las políticas y procedimientos corporativos permiten transformar criterios de actuación en reglas internas claras, aprobadas, comunicadas y verificables. Una empresa puede tener buenas prácticas informales, pero si no las documenta, comunica y controla, resulta difícil exigirlas o demostrar su aplicación.
Este servicio permite redactar, revisar, actualizar y ordenar documentos internos vinculados con compliance, proveedores, datos personales, conflictos de interés, regalos, denuncias, uso de herramientas, contratación, aprobación de gastos, investigaciones, seguridad, archivo documental u otras materias corporativas.
Una política útil debe ser comprensible, aplicable y verificable.
Muchas empresas acumulan políticas sin estructura común. Algunas no tienen responsable, otras no tienen versión, algunas fueron aprobadas informalmente, otras no fueron comunicadas y varias se contradicen entre sí. También puede ocurrir que un procedimiento describa una forma de actuar que no coincide con la realidad operacional.
El problema aparece cuando la empresa necesita aplicar una política, investigar un incumplimiento, exigir una conducta, responder a un cliente, demostrar compliance o capacitar a sus equipos. Un documento interno débil puede dificultar decisiones y generar inconsistencias.
Este servicio resuelve esa brecha mediante una metodología de redacción y control documental. La política debe tener propósito, alcance, destinatarios, reglas, responsables, procedimiento asociado, evidencia, aprobación y revisión.
El servicio comienza con un diagnóstico de documentos existentes. Se revisan políticas, códigos, procedimientos, manuales, protocolos, formatos y comunicaciones internas. Se identifica qué documentos deben mantenerse, actualizarse, fusionarse, eliminarse o crearse.
Luego se diseña una estructura documental. No todo debe ser una política. Algunas materias requieren procedimiento, otras protocolo, otras matriz, otras guía interna y otras formato operativo. Elegir correctamente el tipo documental mejora la comprensión y aplicación.
La redacción debe ser clara y funcional. El documento debe ser entendido por sus destinatarios, no solo por abogados. Además, debe ser controlable: responsable, versión, fecha de aprobación, vigencia, evidencia de comunicación y revisión periódica.
El diagnóstico permite identificar políticas, procedimientos, códigos y protocolos vigentes, obsoletos, contradictorios o faltantes.
La arquitectura documental define qué documentos necesita la empresa y cómo se relacionan entre sí. Permite evitar duplicidades y ordenar jerarquías entre código, política, procedimiento, protocolo y formato.
La redacción transforma criterios internos en reglas claras. La política debe explicar propósito, alcance, principios, responsabilidades, conductas esperadas y consecuencias de incumplimiento.
El procedimiento describe cómo ejecutar una actividad. Debe incluir pasos, responsables, documentos, registros, controles y evidencia.
El control de versiones permite saber qué documento está vigente, cuál fue reemplazado, quién lo aprobó y cuándo debe revisarse.
El flujo de aprobación permite definir qué área revisa, quién valida y quién aprueba cada documento. Esto mejora legitimidad interna y trazabilidad.
La comunicación permite demostrar que los destinatarios conocieron la política o procedimiento. Puede incluir recepción, capacitación, publicación, correo, intranet o registro de lectura.
La matriz permite controlar documentos, versión, responsable, estado, fecha de aprobación, destinatarios, evidencia y próxima revisión.
La política establece reglas internas sobre una materia determinada y debe quedar lista para aprobación y comunicación.
El procedimiento describe pasos, responsables, registros, controles y evidencia para ejecutar una actividad.
La matriz permite administrar documentos internos, versiones, responsables, fechas, estado y revisión periódica.
El registro permite dejar evidencia de que el documento fue revisado y aprobado por quienes correspondía.
El checklist permite verificar que el documento fue difundido, recibido o capacitado según sus destinatarios.
El calendario permite mantener los documentos actualizados y evitar obsolescencia normativa u operativa.
Este servicio está dirigido a empresas con políticas dispersas, áreas de compliance, recursos humanos, administración, gerencia general, empresas que preparan auditorías, modelos preventivos, certificaciones internas, procesos de due diligence o revisiones de clientes.
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