Etapa 1: Levantamiento de tratamientos
Se identifican datos tratados por áreas, sistemas, formularios, proveedores, bases, archivos y procesos internos.
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Gobierno legal y operativo de datos personales para empresas que tratan información de clientes, trabajadores, proveedores, usuarios, postulantes o contactos comerciales.
El Encargado de Protección de Datos Personales externo ayuda a la empresa a ordenar su gobierno de privacidad desde una perspectiva legal y operativa. Toda empresa que trata datos de trabajadores, clientes, usuarios, proveedores, postulantes o contactos comerciales tiene exposición en materia de protección de datos.
El riesgo no está solo en grandes bases de datos. También puede estar en formularios, planillas, CRM, sistemas de recursos humanos, cámaras, proveedores tecnológicos, campañas comerciales, plataformas cloud, herramientas de inteligencia artificial o correos con información sensible.
La privacidad no se resuelve solo con una política web; requiere inventario, contratos, proveedores, procedimientos, evidencias y responsables.
Muchas empresas no saben con precisión qué datos tratan, dónde están, quién accede, para qué se usan, con qué proveedores se comparten, cuánto tiempo se conservan y qué hacer si una persona ejerce derechos o si ocurre un incidente.
La falta de inventario y gobierno genera riesgos. Una política de privacidad puede existir, pero no reflejar los tratamientos reales. Un contrato con proveedor tecnológico puede no regular adecuadamente datos. Un área puede usar bases para marketing sin control suficiente. Recursos humanos puede conservar información sensible sin reglas claras.
Este servicio resuelve esa brecha mediante una función externa de ordenamiento, implementación y seguimiento del gobierno de datos.
El servicio comienza con un diagnóstico de privacidad. Se identifican bases de datos, sistemas, formularios, proveedores, finalidades, categorías de titulares, accesos, transferencias, conservación, políticas y contratos.
Luego se construye un inventario de tratamientos. Este inventario permite a la empresa saber qué datos trata, por qué los trata, quién es responsable, dónde están, con quién se comparten y qué medidas deben implementarse.
El servicio también puede operar recurrentemente, revisando proveedores, contratos, derechos de titulares, incidentes, políticas, capacitaciones y reportes. Su foco es que la privacidad sea gestionable y no solo declarativa.
El diagnóstico permite identificar tratamientos, brechas, documentos existentes, proveedores, sistemas, riesgos y necesidades de regularización.
El inventario ordena datos, finalidades, titulares, responsables internos, sistemas, proveedores, conservación y medidas asociadas. Es la base del gobierno de datos y en base al se construye el RAT
La revisión permite verificar si las políticas reflejan tratamientos reales, son comprensibles y se encuentran alineadas con los procesos de la empresa.
La matriz identifica proveedores que tratan o acceden a datos personales, especialmente sistemas cloud, recursos humanos, marketing, tecnología, soporte, seguridad o almacenamiento.
Los contratos deben regular tratamiento, confidencialidad, seguridad, subencargados, incidentes, devolución o eliminación de datos y responsabilidades asociadas.
El procedimiento permite recibir, analizar, responder y documentar solicitudes de personas respecto de sus datos. Debe incluir responsables, plazos internos y registros.
El procedimiento permite reaccionar ante pérdida, acceso no autorizado, divulgación, error, filtración o uso indebido de datos. Debe definir roles, evaluación, comunicaciones y evidencia.
La capacitación permite que áreas expuestas comprendan cómo tratar datos, qué conductas evitar, cómo actuar ante solicitudes y cómo reportar incidentes.
Los reportes permiten informar avances, brechas, incidentes, solicitudes, proveedores revisados, políticas actualizadas y decisiones pendientes.
El diagnóstico muestra tratamientos, brechas, riesgos, documentos existentes y prioridades.
El inventario permite conocer qué datos se tratan, para qué, dónde, por quién y con qué proveedores.
La matriz permite controlar terceros que acceden o tratan datos personales.
La política comunica tratamientos, finalidades, derechos y reglas generales de privacidad.
Los procedimientos regulan derechos de titulares, incidentes, conservación, accesos y gestión interna.
Las cláusulas permiten regular tratamiento de datos en contratos con proveedores, clientes o aliados.
El reporte informa avances, brechas, incidentes, solicitudes, proveedores y recomendaciones.
Este servicio está dirigido a empresas con trabajadores, clientes, usuarios, postulantes, e-commerce, CRM, marketing, plataformas digitales, proveedores tecnológicos, sistemas de recursos humanos o tratamiento relevante de datos personales.
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