Etapa 1: Levantamiento de sistemas y bases
Se identifican sistemas, bases, reportes, dashboards, herramientas de BI, plataformas de marketing, CRM, repositorios históricos y proveedores involucrados.
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Diseñamos estrategias legales para conservar, depurar, anonimizar, segmentar y utilizar datos con fines de inteligencia de negocios, analítica, CRM, marketing, modelos predictivos y reportes ejecutivos.
Las estrategias legales de retención y manejo de datos para inteligencia de negocios permiten que la empresa transforme datos en conocimiento útil sin convertir la analítica en una fuente descontrolada de riesgo. La inteligencia de negocios requiere datos históricos, segmentación, reportes, indicadores, comportamiento de clientes, patrones de consumo, métricas de operación, información de ventas y, en algunos casos, modelos predictivos o herramientas de inteligencia artificial.
El problema jurídico no está en usar datos para decidir mejor. El problema está en usar datos sin distinguir finalidad, base de licitud, conservación, anonimización, acceso, seguridad, calidad, confidencialidad, reutilización, portabilidad, derechos de titulares y restricciones contractuales.
La inteligencia de negocios necesita datos útiles; el cumplimiento exige que esos datos sean tratados con finalidad, proporcionalidad, seguridad y trazabilidad.
Muchas empresas acumulan datos porque pueden ser útiles en el futuro. Conservan bases históricas de clientes, ventas, reclamos, usuarios, campañas, prospectos, tickets, navegación, preferencias, geolocalización, comportamiento, pagos, operaciones o proveedores. Luego esos datos se usan para reportes, modelos de predicción, segmentación, campañas, scoring, dashboards o decisiones comerciales.
La acumulación indefinida genera riesgos. Un dato puede haber sido recolectado para una finalidad, pero terminar usándose para otra. Una base puede contener datos desactualizados. Un dashboard puede permitir identificar titulares cuando bastaba información agregada. Una base histórica puede conservarse sin plazo. Una campaña puede usar datos para los que no existe autorización suficiente. Un modelo puede entrenarse con información sensible sin evaluación previa.
Este servicio resuelve esa tensión entre valor de negocio y límites legales. Su finalidad es diseñar una estrategia que permita conservar lo necesario, eliminar o anonimizar lo que no debe mantenerse, separar datos operativos de datos analíticos, definir permisos de acceso y documentar decisiones de tratamiento.
El servicio comienza con un levantamiento de activos de datos utilizados para inteligencia de negocios. Se revisan CRM, ERP, plataformas de marketing, e-commerce, bases de clientes, registros de ventas, herramientas de analítica, dashboards, data lakes, data warehouses, planillas, repositorios históricos, modelos de scoring, proveedores de BI y herramientas de inteligencia artificial.
Luego se identifica qué datos son personales, qué datos pueden anonimizarse, qué datos requieren seudonimización, qué información es comercial o estratégica, qué datos están sujetos a contratos, qué datos tienen restricciones de uso y qué datos pueden conservarse por razones legales, contractuales, estadísticas, comerciales o probatorias.
El resultado es una estrategia legal de retención y manejo de datos. Esta estrategia debe definir categorías de datos, plazos de conservación, reglas de eliminación, anonimización, seudonimización, acceso, uso para analítica, reutilización para nuevas finalidades, calidad, documentación y reportabilidad.
El diagnóstico identifica qué bases, sistemas, reportes, dashboards, modelos, repositorios y herramientas utiliza la empresa para inteligencia de negocios. Esta etapa permite saber dónde están los datos y qué áreas los explotan.
La clasificación distingue datos personales, datos sensibles, datos anonimizados, datos seudonimizados, datos agregados, información comercial, información confidencial, datos de clientes, datos de trabajadores, datos de proveedores y datos derivados de analítica.
La revisión permite determinar si los datos pueden usarse para inteligencia de negocios según la finalidad informada al recolectarlos, la relación contractual, el consentimiento, el interés legítimo, obligaciones legales o una finalidad compatible.
La estrategia de retención define cuánto tiempo conservar datos según finalidad, utilidad, obligación legal, valor probatorio, necesidad comercial, riesgo y posibilidad de anonimización. La finalidad es evitar conservación indefinida sin criterio.
La política de eliminación permite retirar datos vencidos, caducos, redundantes, incorrectos o innecesarios. También permite depurar bases para mejorar calidad y reducir exposición.
La anonimización permite usar datos sin asociarlos a una persona identificada o identificable. La seudonimización reduce riesgos cuando se requiere mantener posibilidad de reidentificación bajo controles separados. La estrategia define cuándo aplicar cada técnica y qué evidencia conservar.
Las reglas de acceso determinan quién puede ver datos identificables, datos agregados, dashboards, reportes, modelos y bases históricas. No todos los usuarios de inteligencia de negocios necesitan acceso a datos personales identificables.
Los proveedores que alojan, procesan o analizan datos deben estar regulados contractualmente. El servicio revisa términos, seguridad, confidencialidad, subprocesamiento, transferencias, eliminación, portabilidad y restricciones de uso.
La matriz permite definir qué datos pueden usarse para reportes, segmentación, campañas, scoring, modelos predictivos, entrenamiento, análisis estadístico o toma de decisiones, y bajo qué condiciones.
Cuando se utilizan herramientas de IA o modelos de predicción, el servicio revisa datos de entrenamiento, finalidad, explicabilidad, intervención humana, sesgos, seguridad, confidencialidad, proveedores y limitaciones de uso.
El reporte permite informar a gerencia, comercial, tecnología, marketing o directorio sobre valor de datos, riesgos, brechas, medidas de retención, anonimización y condiciones de explotación.
El diagnóstico identifica sistemas, bases, reportes, proveedores, finalidades, riesgos y brechas de manejo de datos para BI.
La matriz registra bases, sistemas, propietarios internos, categorías de datos, finalidad, usuarios, proveedor, conservación, criticidad y observaciones.
La política define criterios de conservación, depuración, archivo, eliminación, anonimización y conservación excepcional por razones legales o probatorias.
La matriz permite controlar qué datos pueden usarse para reportes, segmentación, campañas, modelos, analítica o investigación interna, y bajo qué condiciones.
El protocolo define cuándo aplicar anonimización, cuándo seudonimización, qué controles deben existir y qué evidencia debe conservarse.
Las reglas determinan permisos, perfiles, dashboards, restricciones de descarga, acceso a datos identificables y uso de información agregada.
El checklist permite evaluar nuevos dashboards, campañas, integraciones, modelos predictivos o proyectos de inteligencia de negocios antes de su implementación.
Las cláusulas regulan confidencialidad, seguridad, tratamiento de datos, uso restringido, subprocesadores, eliminación, portabilidad y prohibición de uso propio cuando corresponda.
El reporte resume oportunidades, riesgos, brechas, medidas recomendadas y decisiones necesarias para explotar datos con mayor control jurídico.
Este servicio está dirigido a empresas que usan CRM, ERP, e-commerce, marketing automation, plataformas de analítica, data warehouse, data lake, dashboards, modelos predictivos, segmentación de clientes, scoring, inteligencia artificial, bases históricas o reportes comerciales.
También es útil para gerencias comerciales, marketing, tecnología, data teams, gerencias generales, áreas de compliance y empresas que quieren aprovechar datos sin convertirlos en una fuente de contingencias legales.
La empresa debería contar con una estrategia legal para conservar, depurar, anonimizar, segmentar y explotar datos con fines de inteligencia de negocios, reduciendo riesgos de finalidad, conservación excesiva, accesos indebidos, proveedores no regulados y uso inadecuado de información personal o sensible.
Dirección jurídica estratégica para empresas que necesitan decidir, cumplir y gestionar sus riesgos con confianza.
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